現金出納帳

会社を経営していく上で、光熱費や通信費、交際費など様々な小口の経費が発生しますよね。これらの小口経費はどの様にして処理していますか?

多くの方は(小口)現金出納帳を作って、管理をしているのではないでしょうか。しかし、社長が1人で経営している様な中小零細企業の場合、わざわざ現金出納帳を作って現金管理をするのは面倒ですよね。

そこで、ここではオーナー企業の効率的な経費精算方法について紹介していきます。

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現金出納帳を使わないのもアリ!

会社に経費をつける方法として最もスタンダードなのが、会社にいくらかの現金(金庫)を置いておき、そこから現金を出して買い物をし、お釣りと領収書を金庫に戻すというものです。あるいは、領収書と引き換えに同額の現金を出すという方法ですね。

いずれにしても、この方法の場合は現金出納帳をつけて現金残高を管理する必要が有ります。

しかし、従業員がおらず社長のみで経営している様な会社では、わざわざ現金出納帳をつけて現金の管理をするのは面倒ですよね。

落ち込む女性

しかも、現金出納帳はしっかりと管理しておかないと現金残高がズレる事も多いですし、手元に用意している現金では足りない事も有るので、あまり現金出納帳の意味を成していないケースが見受けられます。

そこで、会社に現金を置かない(=帳簿上、現金勘定を使わない)という方法が役に立つのです!

どうするか?

社長が一旦経費を立替えて、後でまとめて精算するのです。

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社長が経費を立替えて、後で精算する!

面倒な現金出納帳から解放されるための方法、それは「社長が経費を立替えて後でまとめて精算する」というものです。以下でその方法を見ていきましょう。

この考え方を簡単に説明すると、日々の小口経費は社長が自分の財布からお金を出して支払い、月に1回程度()溜まった領収書を会社に提出して合計金額を社長の口座に振込む、というものです。

:立替期間は特に決まりが有る訳では無いですが、あらかじめ決めておかないとずるずる先延ばしになって、半年前の経費を精算する様なケースも・・・。余計に手間が増えるので、きちんとルールを決めておいた方が良いですね。

社長が会社の経費を立替えて払ったので、会社は社長に立替分を返す義務が有ります。一定の期間は精算せずに放っておいて、ある程度立替分が溜まったら一気に精算をするという訳ですね。

この方法を使う場合は、精算したときの痕跡が分かる様に、以下の様な立替経費精算申請書を作成する様にしましょう。

立替経費精算書類

月ごと(週に1回などでも構いません)に、立替えた経費の「日付・金額・内容」を1つずつ記録していきます。このときに、旅費交通費や交際費など実際に記帳する際に使用する勘定科目毎に分けておく()と良いでしょう。

:どの勘定科目を使用すればいいか分からない場合は、税理士に相談しましょう。

立替期間が終わると、これを会社に提出して請求(合計)金額を社長名義の口座へ振込するのです。とても簡単ですね。

提案する女性

精算申請書を提出してから実際に口座にお金を振込むまでの期間に決まりは有りません。すぐにお金が欲しい場合は、申請書を提出した日に振込むのでも良いでしょうし、「申請書を提出した1週間後」など決めておくのもOKです。

効率的なのは、役員報酬を支払うタイミングに合わせる事ですね。振込が1回で済むので振り込み手数料もその分安くなります。

また、とりあえず経費精算書を会社に提出して未払計上しておき、会社に余裕が出来るまで、もしくは社長の財布にお金が足りなくなるまで、お金を引き出さずに置いておくのもアリですね。必ずしも精算書通りの金額を振込必要も無いので、毎回5万円ずつ精算(精算書の金額を超えない範囲で)するなどでも構いません。

立替え経費が多くなると、今度は経費精算書を作るのが手間になってしまいます。その場合は、法人のクレジットカードを作成し、それで経費を支払った方が楽でしょう。但し、カードで決済した場合も領収書やカードの利用明細を保存する事を忘れずに。

参考:クレジットカードは、個人名義のものでも特に問題は有りません(関連記事:会社の経費の支払いに個人のクレジットカードを利用しても問題ないか?

なお、領収書は精算書にホッチキス留めしたり裏にのりで貼るなどして、セットにしておいた方が後々分かりやすいですよ。

立替経費を精算する際の仕訳

仕訳の方法

経費精算書を提出した時には、振替伝票で以下の仕訳をきります(上の立替経費精算申請書の内容が前提。)

借方金額貸方金額摘要
旅費交通費720未払金36,940社長4月分立替経費
電車代 ○駅〜△駅往復
会議費2,700打ち合わせ(○亭 △様と)
旅費交通費1,080タクシー代
雑費30,000セミナー参加費
通信費820切手購入(82円切手10枚)
新聞図書費1,620書籍購入

そして、実際に口座に振込をして精算したときに、以下の仕訳をきりましょう。

借方金額貸方金額摘要
未払金36,940普通預金36,940○年4月分社長経費精算

クラウド会計ソフトでクレジットカード取引なども簡単入力!

クラウド会計ソフト

最近は、freee(フリー)MFクラウド会計といったクラウド会計ソフトが注目を浴びていますよね。これらの会計ソフトは、パソコンにわざわざソフトをインストールする必要が無く、どこからでもクラウド上のデータにアクセスするだけで帳簿を見たり入力したりする事が出来ます。

預金取引やクレジットカードの取引も、自動で帳簿に取り込む事が出来るので手間がとても削減できますよ。

また、電子帳簿保存法が改正された事により、専用のスキャナで領収書を読み込みするだけで、帳簿に反映される様なサービスも始まっています(電子帳簿による保存をするには、予め税務署に申請をしておく必要が有ります。)。いずれは、スマートフォンで撮影した画像を電子帳簿として保存する事が出来る様になる予定です。

今後は、増々現金管理や記帳面での手間が省ける様になるでしょうね。

なお、クラウド会計の浸透により記帳の負担が大幅に削減出来る事予想されますが、「領収書が発行されない取引(バス代や自販機で飲み物を購入した場合など)」はどう記帳すれば良いのか気にならないですか?

この点については、「電車やバスなど領収書が貰えない経費の処理の仕方」で解説しているので参考にして下さい。

まとめ

いかがでしたか?社長が1人で経営している様な企業の場合、現金を細かく管理して帳簿付けするのは面倒ですし、困難です。

思い切って、現金勘定を使わずに社長の立替経費を定期的に精算する形を採って、預金取引のみで済ませてしまうのも良いかもしれないですね。

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