バーチャルオフィス

会社を設立・維持する際のコストを出来る限り安くしたい場合、自宅を事務所として利用できるなら利用したい!と考えている人も多いでしょう。

事務所を借りてしまうと毎月定額で費用が発生してしまいますからね。しかし、マンションの管理規約等々の影響で自宅を会社の本店所在地として登記出来ない人もいると思います。

この場合は、会社の設立登記をするために事務所を借りざるを得ません。

でも、事業が上手くいくかも分からないのに事務所費用として月数万~十数万のキャッシュを払える人もそんなに居ませんよね。

そんな人にオススメなのが”バーチャルオフィス”の利用です。バーチャルオフィスなら普通に事務所を借りるよりも遥かに安く済みますし、設立登記も可能です。

しかし、残念ながらデメリットもあります。今回の記事では、会社の住所をバーチャルオフィスにするメリットとデメリットを深掘りして紹介します。

普通の事務所を借りるか、バーチャルオフィスを借りるか悩んでいる人は是非参考にしてください。

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バーチャルオフィスとは?

バーチャルオフィスとは、住所や電話番号、FAX番号など会社を運営するに当たって最低限必要な機能のみを低料金でレンタルする事が出来るサービスです。

提案する女性

実際にオフィスを借りる訳では無くあくまでも住所等を借りるだけなので、作業スペースや個室は与えられません(追加料金を払えば会議室を使用する事は可能。)

一方で、住所や電話番号を借りるだけでなく郵便物や電話を転送してくれるサービスも有るので、低コストで会社を始めたいと言う方にとても人気が有ります。

参考までに、主なバーチャルオフィスのサービスは以下の通り。

  • 貸し住所・貸し電話番号
  • 郵便転送
  • 電話転送
  • 電話応対
  • 来客対応
  • 書類保管
  • 貸し会議室

Regus(リージャス)SERVCORP(サーブコープ)Karigo(カリゴ)などが全国展開している有名どころですね。

他にも、地域限定のバーチャルオフィス(東京・大阪・福岡)として以下の様なものがあります。バーチャルオフィス選びの参考にしてみて下さい。

場所バーチャルオフィス名
東京
(銀座)
ShareOffice Assets
アトレサロン
UNITED-Office 
銀座ビジネスセンター&エグゼクティブオティス銀座
東京
(新宿)
1Stop Business Center 
プライマリーパートナーズ
第一事務センター
東京
(渋谷)
エグゼクティブセンター
渋谷ビジネスセンター
katanaオフィス
東京
(六本木)
INVOICE
WAHM OFFICE 
大阪レンテンイマジネーション
ワンストップビジネスセンター大阪
アーバンオフィス
福岡オーテックコンサルタント
レンタルオフィス天神

バーチャルオフィスの違法性

バーチャルオフィスは、会社の住所を借りるだけで実際にはその場所で業務を行っていません。それなのに会社の本店所在地として登記する事に違法性は無いのでしょうか?

合法か違法か

この点、実態が無い住所を会社の本店所在地にする事は何ら問題なく合法です。そもそも、本店所在地と実際に事業をする場所が異なっていても構わないからですね。

会社の本店所在地の決め方~決めるときのポイントや変更時の手続・費用など〜

従って、住所貸しサービスや電話番号貸しサービスなどを契約している場合は、その住所や電話番号を登記の住所や名刺等に記載しても問題有りません。

後述する様に、バーチャルオフィスは悪の温床となるケースが多いですが、最近は契約時の審査も厳しくなり安全性も高まって来ている様です。

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バーチャルオフィスとレンタルオフィスやシェアオフィスとの違い

バーチャルオフィスに似たものとして、レンタルオフィスシェアオフィスなどが有りますが、これらは何が違うのでしょうか?

レンタルオフィス

レンタルオフィス

レンタルオフィスは、すぐに使える状態にしてあるオフィスを借りるスタイルです。イメージ的には、家具付きのマンスリーマンションみたいな感じですかね。

内装やオフィス家具、ネット環境など業務をスタートするのに必要な設備が整った状態で、オフィスの1室を月極や時間貸しといった条件で借りる事が出来ますよ。

レンタルオフィスには、初期費用を抑える事が出来る上にすぐに入居してビジネスを開始出来る、というメリットが有ります。

一方で、オプションの付け方や利用頻度等によっては普通にテナントを借りた方が安く済む事も有る、運営事業者の制約が多くて自由度が低い事も有る、といったデメリットも。

参考:レンタルオフィスに似たものとして、「インキュベーションオフィス」が有ります。これは、基本的な内容はレンタルオフィスと同じですが、運営者が自治体や公的機関のケースが多く、入居時の審査が一般のレンタルオフィスと比べると厳しめです。

シェアオフィス

シェアオフィス

シェアオフィス(コワーキングスペース)は、複数のサービス利用者が同じワークスペースをシェアするスタイルです。フリーランサーやノマドワーカーが多く、利用者同士の繋がりを期待して利用する方も多い様ですね。

最近では、カフェ形式のものや育児スペースを備えているものなど、個性的なスタイルで運営しているシェアオフィスが増えて来ていますよ。

利用者間の交流が盛ん、コストが抑えられる等のメリットが有る反面、セキュリティ面が不安、基本的に周りにはいつも人がいるので集中しにくい、といったデメリットも有ります。

参考:最近はクラウドオフィスと呼ばれるサービスも始まっています。

バーチャルオフィスのメリット

ここでは、バーチャルオフィスで開業するメリットについて見ていきましょう。

便利なサービスが低料金で!

バーチャルオフィスのメリットというと、やはりコストの削減でしょう。

得をして喜ぶ女性

実際に、オフィスを借りるとなると、入居までに敷金や保証金、仲介会社への仲介手数料等が必要となります。また、電話回線やFAX、ネット回線を引く手続が必要ですし、内装の状態によっては内装工事やオフィス家具の調達が必要です。

これら全てを開業したての方が負担するのは、かなり厳しいですよね・・・。そこでバーチャルオフィスの登場です。

バーチャルオフィスを使うと、初期費用数万円程度(業者により異なります)で後はサービス内容に応じた月額料金を支払うだけで済みます。サービス内容も自分で好きに増やしたり減らしたり出来るので、融通が利きますよ。

バーチャルオフィスにすると会社の登記場所が一等地になる!?

一等地

バーチャルオフィスが入っているビルは、駅前の一等地などが多いです。つまり、会社の本店所在地が一等地になるという事ですね。

名刺にも一等地の住所を書く事になるので、渡したときに「駅前にオフィスが有るんですね!」と相手に思わせ、自社のブランディングにつなげる事が出来ます。

とはいっても、実際にお客さんがオフィスに来たり、住所を検索されるとバーチャルオフィスだと言う事がバレてしまいますけどね・・・。

バーチャルオフィスのデメリット

では、バーチャルオフィスのデメリットにはどの様なものが有るのでしょうか?

社会保険や労災保険に加入出来無いかも

会社を作って従業員を雇うと、労災保険に加入する必要が有ります。労災保険は、実際に労働者がいる住所で加入をする事になるのですが、バーチャルオフィスの場合は住所が登録されているだけで実際にそこで働いている訳ではないですよね。

その結果、「労災保険に加入出来ない」というケースが有る様です。社会保険(健康保険・厚生年金)についても同様に加入が厳しいと考えられます。

銀行口座の開設に苦戦

驚く女性

バーチャルオフィスは形の上でオフィスが存在している事になっているだけで、実際にそこで業務をしている訳では有りません。

従って、審査の厳しい金融機関の場合は、バーチャルオフィスを本店所在地として登記していると預金口座を開設する事が出来ないケースも有ります。

また、開設が出来る場合でも、通常よりも多くの資料を求められたり、審査に時間がかかるケースも多い様です。

金融機関がバーチャルオフィスに対して厳しいのは、過去に振り込め詐欺などの犯罪に利用される事が多かった点や、悪い事をして逃げようとしている会社の住所地として利用される事が多かった点が原因の様ですね。

許認可が取得出来ないかも

古物商や派遣業など、業種によっては事業をスタートする前に許認可を取得しておく事が必要になります。

しかし、本店所在地がバーチャルオフィスの場合、これらの許認可が取得出来ない事も有る様です。予め、必要な許認可でバーチャルオフィスが認められているか調べておいた方が良いでしょう。

他の会社と住所が被る

バーチャルオフィスで登記している会社は1つではありません。お金を払えば住所を借りる事が出来るのだから、1つの住所で多くの会社が登記しています。

従って、登記している住所をネットで検索すると、複数の会社が出て来る可能性が高いです。せっかく一等地の住所で登記していても、バーチャルオフィスだという事がバレると信頼性は低くなるでしょうね。

郵便物の受取りや電話にタイムラグが生じる

郵便物

バーチャルオフィスでは、基本的に郵便物や電話は自宅や携帯電話に転送されます。電話の場合はそれほど問題にならないでしょうが、郵便物の場合はバーチャルオフィスに送られてから自宅等へ転送されるので、本来の受取り日より1〜2日程度遅くなる可能性が高いです。

急を要する内容の場合は、困るかもしれないですね。

オフィスでの来客対応に困る

バーチャルオフィスは、住所や電話番号を借りているだけなので、基本的に来客が無い業種の人向けです。来客が有った場合は貸し会議室を借りる事も出来るでしょうが、予約制でお金も必要になります(契約内容によって異なります。)

従って、オフィスで柔軟な来客の対応が出来ない、という点では不便ですね。

まとめ

いかがでしたか?バーチャルオフィスを利用すれば、少ない費用でビジネスを始める事が出来ます。しかし、労災保険の加入が難しい、預金口座の開設に苦労するなどデメリットもたくさんあります。

会社の支店として借りるには良いかもしれないですが、本店所在地として利用するにはちょっとデメリットの方が多いかもしれませんね。

会社の設立時には、何を重視するのかをよく考えてバーチャルオフィスの契約をする様にしましょうね。

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